Счетоводството е от критична важност за всеки бизнес, независимо дали говорим за малка семейна фирма или за голяма компания със стотици служители. И тъй като живеем в условията на все по-нарастваща цифровизация и все по-строги изисквания за отчетност, автоматизацията на счетоводните процеси се превърна от удобство в необходимост.
Особено полезен е подходящият софтуер за малките предприятия, тъй като те често работят с ограничени ресурси. При тях внедряването му може да спести време, да намали риска от грешки и значително да подобри финансовия контрол.
Критерии за избор на счетоводен софтуер
Изборът на счетоводен софтуер не трябва да се основава единствено на цена или популярност на продукта. Най-важното е да бъде съвместим с дейността на фирмата, например дали компанията е регистрирана по ДДС, издава ли голям обем фактури, има ли нужда от управление на склад или изготвяне на регулярни справки.
За някои малки бизнеси би бил достатъчен базов софтуер за фактуриране и изчисляване на ДДС, докато за други ще е по-подходяща по-комплексна система с аналитични модули.
Функционалностите са от огромно значение. Тук, без да сме изчерпателни, можем да споменем следните:
- Автоматично осчетоводяване на документи;
- Генериране на отчети;
- Формат, който да е подходящ за работа с НАП;
- Банкова интеграция;
- Справки по партньори и артикули;
- Възможност за различни потребителски права.
Все по-предпочитани стават облачните решения, които позволяват достъп отвсякъде и автоматичното архивиране, въпреки че при някои фирми локалната инсталация с по-строг контрол върху данните е за предпочитане.
Разходите включват не само цената на лиценза, но и евентуални месечни такси, разходи за поддръжка, обучение и допълнителни модули. Затова трябва да се изготви ясен бюджет още в началото.
Проучване и сравнение на възможности
На българския пазар се предлагат разнообразни счетоводни решения - като се започне от класически системи като Microinvest, Ажур и Бизнес Навигатор, мине се през облачни платформи като Bullex, ERP.BG и Odoo и се стигне до международни решения с локализация, като QuickBooks или Xero.
Прегледът на възможностите включва не само функционалности, а и репутацията на доставчика. Препоръчително е да се проучат отзиви от реални потребители в сходни отрасли и със сходен мащаб. Повечето разработчици предлагат безплатни демонстрации или тестови периоди, в които фирмата може да тества дали системата е удобна, интуитивна и адекватна спрямо нуждите на бизнеса.
Това е и моментът, в който могат да се изяснят и евентуалните въпроси, свързани със сигурността на данните, начините на поддръжка и наличието на бъдещи актуализации.
Подготовка преди внедряване
Най-важната стъпка преди самото внедряване е вътрешната подготовка. Персоналът, който ще работи със софтуера, трябва да бъде обучен или поне запознат с основните функции. Дори при наемане на външен счетоводител, е добре собствениците или мениджърите да имат базова представа как работи системата и какви справки могат да получат.
Съществуващите счетоводни данни, ако има такива, трябва да бъдат правилно подготвени за прехвърляне. Това включва нулеви салда, контрагенти, артикули, начални стойности и други. Ако фирмата преминава от ръчно счетоводство или друг софтуер, синхронизацията и въвеждането на стартова информация трябва да се направят внимателно, за да се избегнат разминавания и грешки. Настройката на системата според структурата на фирмата, например дали тя има няколко обекта, няколко дейности или специфични изисквания за отчитането, се извършва в координация с консултант от доставчика на софтуера.
Етапи на внедряване
След като изборът на софтуер е направен и подготовката е преминала според очакванията, започва техническото внедряване. Инсталацията и началната конфигурация включват настройка на счетоводни сметки, данъчни режими, потребителски профили и модели за фактуриране.
Важно е да се извърши тестов период, през който реални операции се обработват паралелно в новата и старата система или само като симулации.
Това дава възможност да се открият грешки и да се прецени дали всички операции протичат коректно. След успешното преминаване на този етап, системата може да бъде въведена в официална експлоатация.
Добра практика е първоначално да се води подробна проверка на резултатите от осчетоводяването, особено по отношение на ДДС, осигуровки и банковите плащания.
Поддръжка и актуализации
След внедряването, идва ред и на поддръжката, която също е от голямо значение. Ролята на доставчика тук е много важна. Той трябва да осигури техническа помощ при възникване на проблеми и да предложи навременни актуализации при промени в счетоводното или данъчното законодателство. Така например, праговете за осигуровки се променят всяка година, като същото важи и за минималните работни заплати. Освен това има постоянни промени и в различни регулаторни изисквания, които съответно трябва да се отразят в системата.
Не забравяйте и сигурността на данните. При облачни (клаудови) решения това обикновено е ангажимент на доставчика. При локални инсталации обаче, трябва да се осигури защита на компютрите и сървърите на място.