Как да проверим фирма за регистрация по ДДС

Все повече и повече в наши дни хората желаят и за щастие успяват да създадат свой собствен бизнес модел, чието развитие им носи дивиденти в различни аспекти. Хубаво е едно подобно явление в страна като България, защото това означава, че всеки успява бавно, но сигурно да се развива всестранно и няма по-хубав имидж за една държава от това.

За жалост, обаче колкото повече хора започват да водят по свой собствен бизнес модел, да развиват собствена дейност и в общи линии да се превръщат във видни бизнесмени, толкова повече проблеми се появяват на пътя им.

Главно тези проблеми са свързани изцяло с бюрокрация на различни нива.

За да не се получи така, че накрая именно документалният аспект на нещата да ни върне обратно на дъното, трябва да сме с една дума изключително добре подготвени за различните бюрократични проблеми, които биха могли да настъпят в един момент с нашия бизнес.

Естествено, не е никак зле и да си осигурим сериозен гръб в това отношение като осъществим връзка със счетоводна къща, която да движи всичките ни процеси в този аспект. Това е изключително отговорна задача и доста често именно това е единственият начин да се справим с тази суха част от бизнеса.

Какво всъщност е ДДС

Данъкът върху добавената стойност е косвен данък, който се включва в цената на почти всяка стока и услуга. Реалното задължение за внасянето му е на продавача, но в действителност тежестта се носи от купувача, тъй като данъкът вече е калкулиран в цената. Именно затова всеки от нас плаща ДДС ежедневно, независимо дали го осъзнава.

Когато едно лице попадне в специалния регистър, за него възникват конкретни задължения при вписване по ЗДДС - начисляване, отчитане и внасяне на данъка.

Точно тези задължения правят и проверката на насрещната страна толкова важна.

Защо проверката на контрагент е задължителна стъпка

Мнозина търговци възприемат проверката като формалност. Практиката показва обратното. Когато данъчният номер на вашия партньор се окаже невалиден или заличен, последиците не остават при него - те се връщат директно към вашето дружество.

Първата и най-осезаема последица е отказаният данъчен кредит.

При ревизия органите по приходите отказват правото на приспадане, ако установят, че доставчикът не е бил регистриран към датата на данъчното събитие. Фактурата в такъв случай не поражда право на кредит, независимо че сте я платили изцяло.

Втората последица е по-тежка.

Законът предвижда солидарна отговорност за лице, което е знаело или е било длъжно да знае, че дължимият данък няма да бъде внесен от неговия доставчик. Формулировката е широка нарочно, а тежестта на доказване често се оказва върху добросъвестния търговец.

Проверката отнема по-малко от минута. Тя няма как да ви спести всеки риск, но създава документална следа, че сте действали с дължимата грижа. Именно тази следа тежи най-много, когато срещу вас застане ревизионен акт.

Проверка на ДДС номер през системата VIES

Проверката по ДДС се прави чрез официалната система на Европейската комисия. Достъпът минава през меню Данъчно облагане и митнически съюз, а пътят продължава с подменю VIES. Системата е безплатна, публична и не изисква регистрация.

Така можете да проверите дали конкретен номер по ДДС изобщо е издаден от администрация на държава-членка на Европейския съюз.

Механизмът е прост - системата не разполага със собствена база данни, а препраща запитването в реално време към националния регистър на съответната държава и връща получения отговор.

Проверката преминава през следните стъпки:

• Изберете държавата-членка от падащото меню;
• Въведете идентификационния номер без буквения префикс на държавата;
• Попълнете и собствения си номер, за да получите номер на справката;
• Стартирайте запитването и запазете резултата.

Как се чете резултатът от справката

Отговорът идва в три възможни варианта и всеки от тях носи различно значение. При валиден номер системата потвърждава регистрацията, а в редица държави връща и наименованието и адреса на лицето. Това е чистият сценарий.

При невалиден номер отговорът означава едно от три неща - номерът никога не е съществувал, съдържа техническа грешка или регистрацията е прекратена.

Системата не уточнява коя от трите хипотези е налице, което често подвежда.

Третият възможен отговор е най-коварният - съобщение, че националната база данни е временно недостъпна. Това не значи нито валиден, нито невалиден номер. Означава единствено, че проверката не е извършена и следва да бъде повторена по-късно.

Какво не показва VIES

Системата отговаря на един-единствен въпрос - дали номерът е валиден към момента на запитването. Тя не е инструмент за проучване на контрагент и не бива да се възприема като такъв.

VIES няма да ви каже дали дружеството има финансови затруднения, дали редовно внася данъка си, дали е в производство по несъстоятелност или дали изобщо извършва реална дейност.

Валидният номер не е гаранция за добросъвестност - той е само отправна точка.

Още едно ограничение заслужава внимание. Справката отразява състоянието към конкретния момент. Ако проверите контрагента през февруари, а сделката се осъществи през май, резултатът от февруари не доказва нищо за майската доставка.

Проверка на български контрагент в регистъра на НАП

За местните дружества съществува втора и по-подробна възможност. Националната агенция за приходите поддържа публичен електронен регистър, който надхвърля значително обхвата на европейската система.

Разликата е съществена. Докато VIES връща само потвърждение за валидност, регистърът на приходната администрация показва датата на регистрация, а при прекратени лица - и датата на дерегистрацията. За търговец, който проверява минала сделка, това е решаващо обстоятелство.

Практическият съвет е следният - при контрагент от страната ползвайте регистъра на НАП, при партньор от друга държава-членка ползвайте VIES.

При сделка с български доставчик, която ще бъде фактурирана в бъдещ период, направете и двете справки.

Кога проверката е особено важна

Има моменти, в които справката престава да бъде добра практика и се превръща в условие за законосъобразност на сделката. Първият такъв момент настъпва при вътреобщностна доставка на стоки, където валидната регистрация на получателя е пряко условие за прилагане на нулевата ставка.

Ако номерът се окаже невалиден, правото на нулева ставка отпада. Тогава доставчикът дължи данъка от собствения си джоб, а възможността да го събере от чуждестранния клиент обикновено е илюзорна.

Вторият критичен момент е при първа сделка с непознат контрагент, особено когато стойността е значителна или плащането предхожда доставката.

Третият е при подновяване на работа със стар партньор след дълго прекъсване - регистрацията му може да е била прекратена междувременно, без той да сметне за нужно да ви уведоми.

Какво да направите при невалиден номер

Невалидният резултат не означава автоматично, че сте попаднали на недобросъвестен търговец. В голяма част от случаите причината е далеч по-прозаична - сгрешена цифра, добавен префикс или интервал, копиране от стара фактура.

При отрицателен резултат предприемете следното:

• Повторете справката след внимателна проверка на въведените символи;
• Поискайте писмено потвърждение на номера от самия контрагент;
• Изчакайте и повторете проверката, ако базата е била недостъпна;
• Спрете фактурирането с нулева ставка до окончателното изясняване.

Ако след всичко това номерът остава невалиден, сделката не бива да се третира като вътреобщностна. Начислете данъка по общия ред и решете дали изобщо желаете да работите с този партньор.

Съхранение на доказателството от проверката

Извършената проверка има стойност само ако можете да я докажете. Системата предоставя уникален номер на справката, когато при запитването сте попълнили и собствения си идентификационен номер. Този номер е официално доказателство за момента и резултата на проверката.

Съхранявайте го заедно с фактурата, а не отделно.

Практиката ни показва, че при ревизия години по-късно именно тази връзка между документа и справката прави разликата между приет и отказан данъчен кредит.

Добавете и екранна снимка с видима дата. Тя не е официален документ, но допълва картината и подкрепя тезата, че дружеството ви е действало добросъвестно и с дължимата грижа.

Ако тепърва обмисляте статута на фирмата си, добра отправна точка са счетоводните различия при работа с ДДС, които разглеждаме подробно в отделен материал.

Обадете се или ни пишете, за да обсъдим конкретния случай на вашето дружество.

Ще прегледаме документооборота ви и ще ви кажем ясно къде стоят реалните рискове.