Последна актуализация: 6 юли 2026
Наредба Н-18 е може би най-объркващата регулация за собствениците на онлайн магазини в България. Постоянните изменения, противоречивите тълкувания и техническите изисквания към фискалните устройства и софтуера превърнаха темата в постоянен източник на въпроси - и на санкции за тези, които не са наясно с правилата.
В това ръководство ще намерите актуалния отговор на всичко важно за СУПТО и Наредба Н-18: какво е СУПТО и задължително ли е, кои онлайн магазини са освободени от изискванията, как се отчитат плащанията с карта, какви са промените заради въвеждането на еврото и какви са глобите при нарушения. Ако имате конкретна ситуация, която не попада ясно в описаните правила, счетоводна консултация е най-бързият начин да получите точен отговор.
Какво е СУПТО - значение и определение
СУПТО (Софтуер за управление на продажбите в търговски обект) е компютърна програма или система, чрез която се управляват, регистрират и отчитат продажбите в търговски обект. СУПТО задължително трябва да е свързан с фискалното устройство (касовия апарат) и да генерира уникален номер на продажба (УНП) за всяка транзакция, като по този начин осигурява пряка и непрекъсната информационна връзка с Националната агенция по приходите.
С по-прости думи: ако използвате програма за управление на поръчки, склад или продажби в обект - тя много вероятно попада в дефиницията за СУПТО по смисъла на Наредба Н-18. Именно тук се крият повечето неясноти - граничните случаи между СУПТО и "обикновен" счетоводен или складов софтуер не са тривиални.
Ключовата функция на СУПТО е генерирането на УНП (Уникален номер на продажба), който се отпечатва на фискалния бон. Така всяка продажба получава уникален идентификатор, видим и за НАП, и за клиента. Системата блокира физически каквото и да е приключване на продажба без издаден фискален бон - именно това е механизмът срещу укриване на приходи.
Какво е Наредба Н-18 и кого засяга
Наредба № Н-18 от 13 декември 2006 г. на Министерство на финансите урежда регистрирането и отчитането на продажбите чрез фискални устройства (касови апарати), СУПТО и интегрирани автоматизирани системи за управление на търговската дейност (ИАСУТД). Наредбата е изменяна многократно - особено съществено в периода 2018-2020 г. и отново през 2025 г. в контекста на въвеждането на еврото.
Наредбата засяга всяко лице, което извършва продажби на стоки или услуги срещу плащане в брой, с чек, с ваучер или с банкова карта (включително неприсъствено чрез виртуален ПОС терминал). Банковите преводи и пощенските парични преводи са извън обхвата на задължението за фискализация - и това е ключовото изключение за голяма част от онлайн търговците.
Кои онлайн магазини са ОСВОБОДЕНИ от Наредба Н-18 и СУПТО
Това е най-практически важният въпрос и отговорът е ясен: онлайн магазин, при който плащанията се извършват САМО по банков път и/или чрез пощенски паричен превод (ППП) от лицензиран оператор (напр. Еконт, Speedy), е изцяло извън обхвата на Наредба Н-18. Такъв търговец не е задължен да има касов апарат и не е задължен да използва СУПТО.
Конкретно - освободени от изискванията за фискално устройство и СУПТО са онлайн магазините, при които:
Всички плащания постъпват по банкова сметка на търговеца (банков превод, директен дебит, кредитен превод). Или всички плащания се извършват чрез пощенски паричен превод от лицензиран пощенски оператор по смисъла на Закона за пощенските услуги. Или комбинация от двете.
Важно: щом допуснете дори един метод на плащане извън тези два (плащане в брой при доставка, карта на виртуален ПОС, ePay в определени конфигурации), задължението за фискализация и евентуално за СУПТО се активира. Именно затова много онлайн търговци преминават към наложен платеж с ППП вместо наложен платеж в брой - за да останат извън обхвата на наредбата.
СУПТО задължително ли е - кога важи изискването
СУПТО е задължителен само ако едновременно са изпълнени две условия: имате фискално устройство (касов апарат) в обекта си, И използвате софтуер за управление на продажбите, свързан с него. Ако продавате само по банков път и нямате касов апарат - нямате нужда от СУПТО.
СУПТО задължително ли е за онлайн магазин с карти
Тук ситуацията е по-нюансирана. За онлайн магазини, при които плащанията са само с карта чрез виртуален ПОС (неприсъствено плащане) и не се приемат други плащания, изискващи фискален бон, Наредба Н-18 допуска алтернативен ред: вместо фискален бон се издава специален електронен документ с УНП, предоставен по електронен път на клиента. Ежемесечно до 15-о число на следващия месец се подава стандартизиран одиторски файл към НАП с данни за всички продажби.
Тази алтернатива обаче идва с условия: софтуерът на онлайн магазина трябва да генерира УНП за всяка поръчка и да отговаря на технически изисквания, близки до тези за СУПТО. На практика разграничението е тънко и изисква внимателна преценка.
СУПТО списък - как да проверите дали даден софтуер е одобрен
НАП поддържа публичен списък на декларираните СУПТО на своя сайт. Преди да придобиете или внедрите нов софтуер за управление на продажбите, проверете дали той фигурира в списъка. Използването на СУПТО, недеклариран в НАП, е нарушение - дори и самият софтуер технически да отговаря на изискванията.
СУПТО цена - какво да очаквате
Цените на одобрените СУПТО варират значително в зависимост от функционалността, мащаба на бизнеса и модела на лицензиране (еднократна покупка или месечен абонамент). Повечето решения за малки и средни онлайн търговци са в диапазона от няколко десетки до няколко стотин евро месечно. Препоръчително е да изберете решение, интегрирано с вашата платформа за електронна търговия (WooCommerce, OpenCart, PrestaShop и др.).
Как се отчитат плащанията с карта в онлайн магазин
Промените в Наредба Н-18, в сила от 28 януари 2020 г. (ДВ бр. 8/2020), въведоха специфичен ред за неприсъствените плащания с дебитни и кредитни карти - плащанията, при които картата не присъства физически в момента на транзакцията (виртуален ПОС на онлайн магазин).
При такива плащания онлайн магазинът може да не издава фискален бон, а вместо това да издаде електронен документ, предоставен на клиента по електронен път (имейл) при извършване на плащането. Документът трябва да съдържа най-малко: наименование и ЕИК на търговеца, наименование на стоката/услугата, стойност на продажбата с посочен ДДС, дата и час на продажбата, УНП на продажбата и уникален идентификатор на плащането от платежния оператор.
Когато за продажбата е издадена фактура, съдържаща горната информация, не е необходимо да се издава отделен документ. Ежемесечното подаване на одиторски файл към НАП остава задължително.
Регистрация на онлайн магазин в НАП по Наредба Н-18
Онлайн магазините, попадащи в обхвата на Наредба Н-18 (т.е. тези, при които са налице плащания, изискващи фискализация), са задължени да се регистрират в НАП чрез подаване на информация по Приложение № 33 към наредбата. Регистрацията се извършва по електронен път.
Какво се подава в Приложение № 33: адрес на електронния магазин (URL), вид на използваното фискално устройство или СУПТО, видове плащания, които се приемат, и данни за електронния магазин. Важно: онлайн магазините, приемащи плащания САМО по банков път и/или ППП, не подават Приложение № 33 и не се регистрират.
НАП поддържа публичен списък на регистрираните онлайн магазини. Заличаването от списъка (при нарушения) е съществена санкция - прави магазина видимо проблемен за всеки, който го провери.
Наредба Н-18 и еврото от 2026 г. - какво се промени
С въвеждането на еврото в България от 1 януари 2026 г. всички фискални устройства и СУПТО трябваше да бъдат адаптирани за работа в евро. Това е едно от най-мащабните технически предизвикателства, произтичащи от смяната на валутата.
Конкретните изменения в Наредба Н-18, свързани с еврото (разработени в хода на 2025 г. и приети преди края на годината), касаят: задължителното обозначаване на цените на касовия бон в евро от 01.01.2026 г., адаптирането на фискалната памет и архивирането на данни в новата валута, промените в данъчните групи (група "Б" вече е 20% в евро вместо в лева) и изискванията към СУПТО за работа с двойно обозначаване в преходния период.
Ако вашият касов апарат или СУПТО не са преминали обновяване за работа в евро - свържете се незабавно с вашия доставчик на фискално устройство. Работата с неактуализирано устройство след 01.01.2026 г. е нарушение. За въпроси свързани с правилното счетоводно отчитане след смяната на валутата, счетоводна консултация с Contract.bg ще даде ясен отговор.
Успоредно с промените в Наредба Н-18, от 01.01.2026 г. е в сила и нов праг за задължителна регистрация по ЗДДС - 51 130 евро вместо предишните 100 000 лв. За онлайн търговците, наближаващи прага, е важно да следят оборота в евро и да не пропуснат момента на задължителна регистрация по ЗДДС.
Глоби и санкции по Наредба Н-18
Санкциите при нарушения на Наредба Н-18 са конкретни и не малки. Важно е да знаете, че ЗДДС предвижда два отделни режима на санкциониране в зависимост от вида и тежестта на нарушението.
- Неиздаване на документ за продажба (чл. 185, ал. 1 от ЗДДС) - при неиздаване на фискален бон или задължителния електронен документ се налага глоба от ~51 до ~256 евро (100-500 лв.) за физически лица, които не са търговци, и имуществена санкция от ~256 до ~1 023 евро (500-2 000 лв.) за юридически лица и еднолични търговци.
- Нарушения по чл. 118 от ЗДДС като цяло, вкл. свързани със СУПТО (чл. 185, ал. 2 от ЗДДС) - при по-тежки нарушения, водещи до неотразяване на приходи, глобата е от ~153 до ~511 евро (300-1 000 лв.) за физически лица и имуществена санкция от ~1 534 до ~5 113 евро (3 000-10 000 лв.) за юридически лица и еднолични търговци.
- Използване на СУПТО, невключен в списъка на НАП (чл. 186, ал. 1, т. 5 от ЗДДС) - тук паричната санкция е второстепенна. Законът предвижда принудителна административна мярка запечатване на търговския обект за срок до 30 дни, независимо от евентуалната глоба. Това е една от най-сериозните последици - обектът спира да работи.
- Нерегистриран онлайн магазин в НАП (при задължение за регистрация) - НАП може да разпореди заличаване на магазина от публичния списък и да наложи допълнителни административни мерки.
- Неподаване на ежемесечния одиторски файл (при алтернативния ред за картови плащания) - санкции по общия ред за нарушения на данъчното законодателство.
При проверка от НАП на търговски обект или онлайн магазин инспекторите проверяват именно коректността на тези изисквания. За да сте подготвени, прочетете нашето пълно ръководство за проверките от НАП. За по-широкия контекст на последиците от неспазване на данъчното законодателство - вижте и материала ни за последиците от неспазване на данъчните задължения.
Счетоводство на онлайн магазин и Наредба Н-18
Наредба Н-18 урежда фискалната страна на продажбите - но тя е само една от регулаторните изисквания за онлайн търговеца. Паралелно с правилното отчитане на продажбите трябва да се води коректно счетоводство, да се подават ДДС справки (при регистрация) и годишни финансови отчети.
За онлайн магазини с по-сложна структура - продажби към ЕС, дропшипинг, складове в чужбина - счетоводните изисквания се усложняват допълнително. Счетоводна къща Contract.bg предоставя специализирано счетоводство за онлайн магазини, покриващо всички специфики на електронната търговия.
Ако тепърва стартирате онлайн магазин, е добре да се запознаете и с задължителните стъпки при започване на нов бизнес - включително регистрацията на фирма, данъчните задължения от старт и кога се налага регистрация по ДДС.