Последна актуализация: 27 април 2026
Фразата "проверка от НАП" предизвиква у повечето собственици на фирми нещо между тревога и паника. Масовото разбиране е, че ако НАП дойде при вас - значи нещо сериозно е наред. Реалността е значително по-нюансирана.
Националната агенция по приходите провежда хиляди проверки всяка година - рутинни, тематични, по сигнал, в търговски обекти. Голяма част от тях приключват без санкции, стига документацията да е наред и правилата да са спазени.
В това пълно ръководство ще намерите отговор на всичко, което трябва да знаете: видовете проверки, как протичат, какви са правата ви, какви документи са необходими, какви са сроковете и как да направите самостоятелна НАП проверка на осигуровки или задължения по ЕГН.
Видове проверки от НАП - каква е разликата
Не всяка проверка от НАП е еднаква по обхват и последствия. Разграничаването на видовете е първата стъпка към спокойното им посрещане.
Оперативна проверка
Това е най-масовият вид. При нея служители на НАП посещават търговски обект или офис на място, без предварително уведомление. Целта е да се установи дали се спазват изискванията на момента - издаване на касови бележки, наличие на бадж при персонала, регистрация на касовия апарат и т.н. Оперативните проверки са кратки - обикновено приключват за часове, не за дни.
Ревизия
Ревизията е по-задълбоченото и формално производство. Тя задължително се образува с официален акт и се отнася до конкретен период от дейността на фирмата. При ревизия се проверяват данъчни декларации, счетоводни документи, договори, фактури и всички финансови записи за ревизирания период. Резултатът от нея е ревизионен акт, с който се установяват евентуални задължения или се потвърждава коректността на отчитането.
Насрещна проверка
Насрещната проверка не е насочена директно срещу вас - тя се извършва по повод ревизия на ваш контрагент. НАП иска от вас документи и информация, за да потвърди или отхвърли данни, декларирани от друга фирма, с която сте работили. Задължително е да отговорите в определения срок.
Данъчна проверка по сигнал
НАП може да започне проверка и въз основа на постъпил сигнал - от физическо лице, друга фирма или от друга институция. Проверката по сигнал не означава автоматично наличие на нарушения, но изисква внимание. Ако сигналът е неоснователен, НАП е длъжна да ви уведоми за резултата. Важно е да знаете, че анонимните сигнали нямат задължителна доказателствена стойност, но могат да дадат основание за проверка.
Най-честите причини за НАП проверка на фирма
Познаването на рисковите фактори ви дава възможност да действате превантивно. Ето кое най-често привлича вниманието на НАП:
Системното пропускане на срокове за подаване на декларации и справки е сред водещите тригери. НАП разполага с автоматизирани системи, които засичат закъснели или липсващи подавания и генерират сигнали за проверка.
Необичайно висок оборот или внезапни скокове в приходите спрямо предходни периоди също се следят внимателно. Рискови сектори - строителство, заведения, търговия на дребно с пари в брой - са обект на по-честа оперативна проверка.
Значителни разминавания между декларирани приходи и установен стандарт на живот при физически лица, несъответствия между ДДС-справките на доставчик и купувач, както и усвояване на загуби в продължение на няколко поредни години са допълнителни сигнали, на които НАП реагира.
Ако темата ви притеснява, прочетете по-подробно какви са последиците от неспазване на данъчните задължения и как да ги предотвратите.
Как протича проверка от НАП - стъпка по стъпка
Независимо от вида, всяка проверка от НАП следва определена процедура. Ето как изглежда тя на практика.
Уведомяване. При оперативна проверка в обект - служителите пристигат без предупреждение и се легитимират със служебна карта. При ревизия - получавате официална заповед за възлагане преди нейното начало.
Легитимация на проверяващите. Служителят е длъжен да се представи и да покаже служебна карта. Имате право да проверите самоличността му, преди да допуснете каквото и да е действие.
Събиране на документи и информация. Проверяващите искат достъп до специфични документи, системи или помещения, свързани с предмета на проверката. При ревизия обикновено се връчва искане за представяне на документи, на което трябва да отговорите в указания срок.
Съставяне на протокол. Всяко посещение и действие на НАП задължително се документира с протокол. Прочетете го внимателно преди да го подпишете - имате право да добавите възражения и бележки.
Акт или доклад. При оперативна проверка - ако са установени нарушения, се съставя акт за административно нарушение. При ревизия - издава се ревизионен доклад, след което ревизионен акт. Срещу него може да се подаде възражение в 14-дневен срок.
Проверка от НАП в търговски обект - какво проверяват
Оперативните проверки в търговски обекти са може би най-масовото контролно действие на НАП. Ако управлявате магазин, заведение, салон или друг обект с физически клиенти, ето на какво ще обърнат внимание инспекторите:
Касов апарат и касови бележки. Всяка продажба трябва да е придружена от фискален бон. Проверяват се регистрацията на апарата, коректността на разпечатките и дали са издадени бонове за всяка транзакция.
Персонал и трудови договори. Всеки служител трябва да е с валидно трудово правоотношение - назначен преди да е започнал работа, с подписан договор и уведомление до НАП. Наличието на бадж с имена и длъжност е стандартно изискване.
Ценови табели. Задължително е всички цени да са обявени видимо и да са изразени в лева.
Касов бон и право на клиента. Клиентът е задължен да пази касовия бон до излизане от обекта. Ако обектът ви е заведение за хранене, правилата за касовите бонове и специфичното счетоводство на ресторанти и заведения изискват особено внимание.
Документи за стоките. При търговия с определени категории стоки се проверяват придружаващите документи - фактури, приемо-предавателни протоколи, митнически документи.
Спазването на тези "дребни" правила е точно там, където се печели или губи при оперативна проверка. Не разчитайте на снизходителността на конкретния инспектор.
Необходими документи при проверка от НАП
Конкретният списък зависи от вида проверка и нейния предмет, но ето документите, с които трябва да сте готови при всяка НАП проверка на фирма:
При оперативна проверка в обект: документи за самоличност, трудови договори на персонала, сервизна книжка на касовия апарат, документи за наличните стоки.
При ревизия или насрещна проверка: счетоводни регистри и главна книга за ревизирания период, всички издадени и получени фактури, банкови извлечения, договори с контрагенти, ведомости за заплати, осигурителни документи, ДДС-дневници (ако сте регистрирани по ЗДДС).
При проверка на трудови правоотношения: трудови договори, допълнителни споразумения, длъжностни характеристики, уведомления по чл. 62 КТ, ведомости и разплащателни документи.
Добрата организация на документацията е от критично значение. Липсата на документ не означава, че нарушение не е извършено - НАП може да приеме неналичието на документ като доказателство за нередност.
Вашите права при проверка от НАП
Проверката от НАП е законово регламентирана процедура - и вие имате конкретни права в нея, които е важно да познавате.
Право на легитимация. Имате право да поискате служебна карта от проверяващия преди да допуснете каквото и да е действие. Отказ от легитимация е основание да не допускате проверката и да се обадите на телефона на НАП за потвърждение.
Право на адвокатска или счетоводна помощ. Имате право да бъдете представлявани или подпомогнати от счетоводител или адвокат по всяко време на производството. При ревизия особено силно се препоръчва счетоводителят ви да е информиран и ангажиран от самото начало.
Право на запознаване с документите. Имате право да четете всичко, което НАП съставя в хода на производството - протоколи, актове, доклади - и да правите бележки и възражения.
Право на възражение. Срещу ревизионния доклад имате 14 дни да подадете писмено възражение. Срещу ревизионния акт - 14 дни по административен ред (пред директора на ТД на НАП) или 3 месеца по съдебен ред.
Право на конфиденциалност. Данъчната и осигурителната информация за вас е защитена с данъчна тайна и НАП не може да я разкрива на трети лица без законово основание.
Срокове при проверка от НАП
Сроковете в контролното производство на НАП са законово определени и тяхното спазване е задължително - и за вас, и за НАП.
Ревизията трябва да приключи в срок до 3 месеца от датата на връчване на заповедта за възлагане. Срокът може да бъде удължен с още 1 месец с нова заповед. При усложнени случаи - до 3 месеца допълнително с разрешение от директора на компетентната ТД на НАП.
Когато НАП ви изпрати искане за представяне на документи или писмени обяснения, стандартният срок за отговор е 14 дни. В конкретното искане може да е посочен по-кратък срок - следете го внимателно. Пропускането на срока може да се третира като неоказване на съдействие.
Давностният срок за данъчни задължения е 5 години от края на годината, в която е трябвало да се плати данъкът, с изключение на укрити приходи - там срокът е 10 години.
Контролно производство в НАП - какво представлява
Контролното производство е общият термин за всички форми на проверки и ревизии, които НАП извършва в рамките на своите правомощия. То включва оперативните проверки, ревизиите, насрещните проверки, проверките за установяване на задължения и административнонаказателното производство.
Административнонаказателното производство се образува, когато при проверка е установено нарушение. Съставя се акт за административно нарушение (АУАН), след което се издава наказателно постановление (НП) с конкретна санкция. Срещу НП може да се подаде жалба пред районния съд в 7-дневен срок от връчването му.
Санкциите варират от предупреждение до глоби в значителен размер. При повторно нарушение санкцията е двойна. В определени случаи може да се стигне и до принудително затваряне на обект за срок до 30 дни.
НАП проверка на осигуровки, задължения и ДДС - как да го направите сами
Освен да очаквате НАП да дойде при вас, можете проактивно да проверявате осигурителния и данъчен статус на фирмата или на физически лица чрез онлайн услугите на агенцията.
НАП проверка на здравни осигуровки по ЕГН
Здравноосигурителният статус на физическо лице може да се провери по два начина. Бързата проверка на здравни осигуровки по ЕГН е достъпна на сайта на НЗОК - без нужда от ПИК или друга идентификация. Въвеждате ЕГН и получавате информация за текущия статус.
За по-пълна история на здравните осигуровки - включително конкретни периоди и суми - е необходим вход в НАП с ПИК (Персонален идентификационен код) или квалифициран електронен подпис.
НАП проверка на социални осигуровки по ЕГН
Проверката на социални (пенсионни) осигуровки по ЕГН се извършва чрез НОИ (Националния осигурителен институт) - в секцията за осигурителен статус на уебсайта му. Там можете да видите периодите на осигуряване, осигурителния доход и вида на осигуряване за конкретно лице.
Работодателите могат да проверят подадените от тях декларации образец 1 и образец 6 в системата на НАП с ПИК или електронен подпис.
Проверка на задължения към НАП по ЕГН или Булстат
Проверката на задължения към НАП е достъпна онлайн чрез портала на НАП след вход с ПИК. Там ще видите всички текущи задължения - данъчни и осигурителни - по вид и размер, както и дали има образувани изпълнителни производства.
Проверката на задължения към НАП с ПИК показва и дали фирмата ви е включена в публичния регистър на длъжниците - нещо, което може да ви попречи при участие в обществени поръчки или при получаване на банкови кредити.
НАП проверка на ДДС номер
Проверката на валидността на ДДС номер - на ваши контрагенти или на собствения ви - е достъпна безплатно в системата VIES на Европейската комисия за регистрации в ЕС, и в раздел "Проверка на регистрация по ЗДДС" на сайта на НАП за български номера. Редовната проверка на ДДС номерата на доставчиците ви е добра практика, която намалява риска от проблеми с правото на данъчен кредит по ЗДДС.
Писмени обяснения до НАП - какво да знаете
НАП може да ви поиска писмени обяснения в хода на проверка или ревизия. Това е формален документ, чието съдържание може да има правни последствия.
Имате право да откажете да давате обяснения, ако те биха ви уличили в нарушение - принципът е близък до правото да не свидетелствате против себе си. Въпреки това, неоказването на съдействие в процедури, в които то е задължително, може да доведе до санкции.
При изготвяне на писмени обяснения: отговаряйте конкретно на поставените въпроси, без да предоставяте излишна информация. Всяко твърдение, с което разполагате с документи, подкрепете с приложени копия. Ако не сте сигурни в правното тълкуване, ползвайте правна или счетоводна консултация преди подаване.
Няма универсален задължителен образец за писмени обяснения до НАП - изготвят се в свободен текст, но трябва да съдържат: данни за лицето/фирмата, препратка към конкретното искане и референтния му номер, отговори на поставените въпроси, дата и подпис.
Как да се подготвите за проверка от НАП предварително
Най-добрата защита при проверка от НАП е превенцията. Ето практическите стъпки, с които се подготвяте дълго преди инспекторите да влязат в обекта ви.
Поддържайте счетоводната документация в ред непрекъснато - не само в края на годината. Навременното осчетоводяване на всяка транзакция е основата. Ако работите с външни счетоводители, убедете се, че комуникацията е навременна и пълна.
Подавайте всички декларации и справки в срок. Нито едно закъснение не остава незабелязано в системата. Полезно е да имате личен календар с всички задължителни дати - включително за годишната данъчна декларация на физически лица, ДДС справките, осигурителните декларации.
Инструктирайте персонала. Всеки служител трябва да знае: задълженото си брутно възнаграждение, длъжността, на която е нает, и да носи бадж. Изглежда дребно - но инспекторите проверяват точно тези неща.
Помислете за периодичен вътрешен одит на фирмата - той е най-ефективният начин да установите собствените си слабости, преди да го направи НАП.
И накрая - познайте законните данъчни стратегии, с които можете да намалите данъчната тежест. Нашата счетоводна кантора съветва, че оптимизацията в рамките на закона намалява и потенциалния обхват на евентуална проверка!